Структура архива
Архив представляет собой дерево папок, с помощью которых осуществляется доступ к нужным файлам, и набор электронных каталогов. По названию файла в архиве можно определить основные фамилии (персоналии), встречающиеся в документе, дату создания документа, место, событие и другую информацию.
Рядом с документом, под таким же именем, но с расширением «.тхт», может находиться текстовый файл с кратким описанием архивного файла. Если файл описания описывает текстовый документ с расширением «.тхт», то в конце имени файла описания добавляется «инф».
Дерево папок и файлов
Если архивный материал касается персоналии, то дерево имеет следующий вид:
Архивный материал может также касаться события (например, фестиваля, конференции, слета, бардсплава и др.).
По мере заполнения этого архивного массива будут добавляться новые папки и появляться новые ветви дерева.
Если в архивном материале указаны несколько персоналий, такой материал дублируется, раскладывается по папкам с именами всех участников, и его можно найти по любому из этих имен. Например, если требуется найти фотографию Юрия Визбора из домашнего архива Татьяны Визбор, датирующуюся 1964 годом, ее можно будет получить, пройдя по любому из двух путей:
Визбор Юрий Иосифович/фото/1964/фото от Татьяны Визбор 1.jpg
либо:
Визбор Татьяна/фотоархив/1964/ фото от Татьяны Визбор 1.jpg
Электронные каталоги
Другой способ ориентирования и поиска в архиве – электронные каталоги. Основные электронные каталоги сделаны в Excel – это каталог «по первой строке», каталог носителей и каталог персоналий.
Кроме того, есть текстовые каталоги (так называемые генезисы Энди Иванова) – это полные стенограммы выступлений ряда известных авторов (В. Высоцкий, А. Галич, Ю. Ким, Б. Окуджава, М. Щербаков и дуэт А. Иващенко и Г. Васильева).
Каталог «по первой строке» насчитывает около полумиллиона строк и является результатом подробной описи нескольких десятков оцифрованных фонотек. В этом каталоге можно найти произведения по первой строке, исполнителей, авторов, дату и место исполнения. Также указывается качество записей по пятибалльной системе, имя собирателя фонотеки, название файла и время (назовем его «таймер»), с которого начинает звучать соответствующий фрагмент. Таким образом, чтобы найти нужную запись, достаточно узнать по каталогу, из чьей она фонотеки, номер файла и таймер. Далее по дереву папок найти имя владельца, зайти в его аудиоархив, выбрать файл с оцифровкой и запустить проигрывание. Если поставить курсор проигрывателя на указанный в каталоге таймер, искомая фонограмма будет найдена.
Пример: К/Курчев/аудиоархив/ab255400.mp3 01:25:33
В каталог персоналий включены данные из нескольких тысяч анкет (музыкальное образование, участие в клубах и фестивалях, первая песня и т.д.).
Есть каталог носителей, который используется как служебный для специалистов архива. В этот каталог включена информация о типе носителя, владельце архива, номер носителя в архиве и краткое содержание. Со временем вся информация из каталога носителей должна быть перенесена в остальные каталоги. Сроки решения этой задачи зависят от наличия ресурсов.